FAQs ERP
Nachgefragt: Wie ist die aktuelle Situation bei der ERP-Einführung? ekzGeschäftsführer Dr. Jörg Meyer im Gespräch
Die Einführung des neues ERP-Systems in der ekz brachte erhebliche Herausforderungen mit sich, an deren Lösung mit großem Engagement gearbeitet wird. Im Interview für unser Kundenmagazin “report” schildert ekz-Geschäftsführer Dr. Jörg Meyer die aktuelle Situation und betont: “Unser Ziel ist es, die Qualität sowie die Quantität unserer Auslieferungen stetig zu verbessern beziehungsweise zu steigern.”
Herr Dr. Meyer, wir möchten mit Ihnen über die Einführung des neuen ERP-Systems* sprechen, die leider nicht wie geplant verlaufen ist. Wie sehen Sie die aktuelle Situation?
Zunächst möchte ich mich aufrichtig bei unseren Kund*innen und Partnern entschuldigen. Die Einführung des neuen ERP-Systems war ein bedeutendes Projekt für uns und ich bedauere zutiefst, dass wir noch nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt haben. Wir haben das Projekt nicht auf die leichte Schulter genommen. Der Einführung des neuen Systems gingen Jahre der Vorbereitung voraus. Das alte ERP-System war „End of life“ – eine Umstellung war unumgänglich.
Was waren die Hauptprobleme, die während der Einführung aufgetreten sind?
Es gab mehrere Herausforderungen, die wir nicht gut genug vorhergesehen hatten. Zum einen war die Integration des Systems in unsere bestehenden Prozesse komplizierter als erwartet. Aber auch die Datenmigration aus dem Altsystem mit beispielsweise über 1.000 unterschiedlichen Standing-Order-Varianten hat zu vielen Komplikationen geführt. Die Vielschichtigkeit unserer Angebote und Prozesse für über 3.500 Bibliotheken in Deutschland, Österreich und in der Schweiz hat eine gewisse Komplexität, an der wir intern und mit allen externen Dienstleistern zu lange und mit produzierten Datenfehlern gearbeitet haben. Diese Probleme haben letztlich auch viele unserer Kund*innen betroffen.
Welche Schritte unternehmen Sie, um diese Probleme zu beheben und das Vertrauen Ihrer Kund*innen zurückzugewinnen?
Wir haben sofort ein abteilungsübergreifendes Krisenteam eingerichtet, das sich intensiv mit den aufgetretenen Problemen auseinandersetzt. Dieses arbeitet daran, die offenen Punkte schnellstmöglich zu lösen. Unser Ziel ist es, die Qualität sowie die Quantität unserer Auslieferungen stetig zu verbessern beziehungsweise zu steigern. Vieles haben wir schon geschafft! Letzte Punkte und Softwarefehler stellen wir so ab, dass wir unseren Kund*innen im vor uns liegenden wichtigen Herbst wieder der gewohnt zuverlässige Partner und Lieferant sein können. Zahlreiche Bibliotheken konnten wir bereits wieder erfolgreich und fehlerfrei ans Netz bringen. Aktuell arbeiten wir unter anderem an der Optimierung unserer Rechnungen in Bezug auf Mehrpreise. Auch stellen wir sicher, dass alle Standing Orders und Fortsetzungen gemäß angekündigter Richtwerte gefüllt sind und so ein lückenloser Bestandsaufbau gewährleistet ist. Eine vollständig richtige Anzeige aller Bestellungen, Standing Orders und Belege in unseren Bibliothekswelten wird allerdings erst 2025 möglich sein. Das liegt daran, dass wir einige Fehler aus der missglückten Umstellungsphase von Januar bis Mai nicht korrigieren können. Das System funktioniert aber seit Juni fehlerfrei.
Sie haben es erwähnt, der Herbst und damit der Jahresabschluss steht für viele Bibliotheken vor der Tür. Wie stellen Sie sicher, dass diese alle notwendigen Informationen zum Jahresende erhalten und der Bestandsaufbau im Rahmen der vorgegebenen Budgets erfolgen kann?
Sie haben vollkommen recht, darin liegt im Moment eine unserer Kernaufgaben. Wir tun alles, um das Jahr 2024 korrekt abzuschließen. Und ich bin mir sicher, dass die Teams in der ekz dies erfolgreich zum Jahresende abwickeln werden. So stellt unser Lektorat sicher, dass wir unter anderem über unsere Informationsdienste alle Novitäten rechtzeitig kennzeichnen und besprechen. Wir ordern weiter große Teile unseres Medienbedarfs über buchhändlerische Großhändler oder direkt ab Druckerei. So stellen wir eine Lieferung zum Erstverkaufstag sicher. Unser Vertrieb kümmert sich mit unserer Buchhaltung kundenindividuell um die Kontenklärung aller offenen Vorgänge aus diesem Jahr. Unsere Logistik arbeitet an sechs Tagen in der Woche an der ausleihfertigen Bearbeitung und dem Versand aller Bestellungen und Aufträge. Wir wollen und müssen wieder der Partner für die Bibliotheken werden, der wir über 75 Jahre lang waren.
Gibt es etwas, das Sie den Kund*innen direkt sagen möchten?
Wir wissen, dass wir Ihr Vertrauen enttäuscht haben und sind fest entschlossen, dies wieder gutzumachen. Ihre Zufriedenheit ist für uns von größter Bedeutung und wir arbeiten hart daran, die Probleme zu beheben und Ihnen den Service zu bieten, den Sie verdienen. Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld in dieser schwierigen Zeit.
Weitere wichtige Informationen zur ERP-Umstellung finden Sie in den untenstehenden FAQs.
Axiell / Biber / Bibdia
- Bestellungen / Bestellinfo: Aktiv
- Standing-Order: Eingeschränkt verfügbar
- Fortsetzungen: Eingeschränkt verfügbar
- Lieferscheine: Eingeschränkt verfügbar
- Rechnungen: Eingeschränkt verfügbar
- Katalog-Daten-Bezug: Aktiv
- Rechercheschnittstelle: Aktiv
- Externe Bestellung: Aktiv
- Dublettencheck: Aktiv
Budgetcheck: Aktiv
Beistellungen
Aktuell kommt es noch in Einzelfällen zu falschen oder unvollständigen Auslieferungen. Ihre Reklamationen bearbeiten wir gerne mit einer Mail an vertrieb@ekz.de
eT-Titel
Aufgrund des umfangreichen Systemwechsels sind leider noch nicht alle Funktionen für die Aufbereitung der eT-Titel wiederhergestellt. Wir hoffen aber, die eT-Beilage im ID bald wieder in gewohnter Optik veröffentlichen zu können.
Auf unserer Homepage finden Sie hier die eT-Titel wie bisher, unterteilt nach Kategorien und mit allen Angaben zu Reihen etc.
Guthaben
Im Zuge der ERP Umstellung war es uns leider nicht möglich, alle Guthaben-Belege rechtzeitig an die Kunden zu versenden. Daher möchten wir Sie bitten, sich bei einer der Zahlungen vorher bei uns zu melden, um Ihr aktuelles Guthaben anzufragen. Gerne per Mail an: team.finanzen@ekz.de
LMSCloud
Die Lücke bei den Rechnungsdaten konnte geschlossen werden. Die Rechnugsdaten stehen Ihnen ab sofort zur Verfügung. Bei Fragen, die den erneuten Abruf der Daten betreffen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren LMS-Anbieter.
- Bestellungen / Bestellinfo: Aktiv
- Standing-Order: Aktiv
- Fortsetzungen: Aktiv
- Lieferscheine: Aktiv
- Rechnungen: Aktiv
- Katalog-Daten-Bezug: Aktiv
- Externe Bestellung: Aktiv
- Dublettencheck: Aktiv
- Budgetcheck: Aktiv
Offene Positionen mit Meldenummer
Medien mit folgenden Meldenummern werden storniert:
3 VERGRIFFEN.ZEITPUNKT D.NEUAUFLAGE LT.
VERLAG UNBESTIMMT.BESTELLUNG VORGEMERKT.
5 ERSCHEINT VORAUSSICHTL.IN EINIG.WOCHEN
ALS NEUAUFLAGE BZW.NACHDRUCK.VORGEMERKT
11 NOCH NICHT ERSCHIENEN.ERSCHEINUNGSTERMIN
NOCH UNBEKANNT.BESTELLUNG VORGEMERKT
Es wird eine entsprechende Kundenmitteilung erstellt. Bitte bestellen Sie diese Medien bei Bedarf ab Januar 2024 erneut.